26 советов: как вести деловую переписку

Содержание:

Правила деловой переписки: внутреннее содержание

Основное требование — краткость и емкость письма. Не стоит растягивать текст на несколько страниц. Лучший вариант — уложиться в одну.

Правила деловой переписки предполагают исключение сложных, непонятных, иностранных и узкоспециализированных слов и выражений из текста. Все предложения должны быть короткими, с основными мыслями автора и без «воды».

Избегайте двояких толкований в письме, иначе при возникновении споров, сложнее будет отстоять свою точку зрения и доказать, что вы имели в виду под определенной фразой.

Правила оформления деловой переписки обязывают пишущего называть адресата по имени-отчеству, перед которыми указывать обращение «Уважаемый(ая)…». И обязательно на «Вы», даже если с получателем письма хорошие приятельские отношения.

Во вступлении, помимо указания фамилии и имени, прописывается основная цель послания. Примеры деловой переписки знают достаточно шаблонов и штампов для таких случаев: «В связи с предыдущим письмом…», «Напоминаем Вам…», «Ставим в известность…» и другие.

Неблагоприятный для получателя ответ (отказ от предложения, от сотрудничества) смягчите фразами: «К сожалению, мы не сможем воспользоваться предлагаемыми условиями…» или подобными.

Первый вариант и вступление

Как писать деловое письмо, чтобы адресат сразу заинтересовался этим посланием, и его интерес не угас до самого конца чтения? Есть три момента, которые являются почти волшебными для тех, кто использует их. Прежде всего — это тема, которую человек видит ещё до того, как он открыл электронное письмо. От неё и зависит, состоится ли это, захочет ли адресат ознакомиться с посланием. Второй момент — первая вступительная фраза, которая настраивает человека на чтение. И конечно, важен финал. Очень хорошо работает фраза «заранее благодарю». Как пишется в деловом письме окончание — момент важнейший, вариантов финальных фраз огромное количество, главное — выбрать нужный тон. От демократичного «Что скажете?» до официального «Каково будет ваше мнение по данному вопросу?»

Теперь попробуем разобрать подетально деловое письмо-образец.

Вариант 1.

Subject: Деловое письмо

Date: 02 июня, пятница

From: Иван Петров

To: Анна Сидорова

Анна, здравствуйте!

Приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать.

Иван Петров.

Практика и тренировка

В сети, как уже отмечалось выше, существует множество примеров готовых деловых писем на любую тематику. Мы не стали вставлять их сюда целиком, поскольку, на самом деле, в этой статье просто не хватит места для размещения столь большого объема информации. Взамен мы решили изложить попросту какие-то основные правила и принципы, ознакомиться с которыми у вас была возможность выше. Впрочем, это, конечно же, далеко не все шаги, которые следует сделать на пути к изучению делового письма. На самом деле важнейшую роль в этой сфере играет практическая наработка.
Если вы изучите, скажем, 5-10 примеров готовых писем, а также прочтете нашу статью и извлечете какие-то правила отсюда, уже очень скоро у вас получится писать письма нужным вам образом. На самом деле этого достаточно для того, чтобы создать любое письмо в рамках деловой переписки.

Как сделать деловое письмо еще лучше

Уважение к собеседнику – это основа деловой переписки. Оно выражается в простоте составленного письма, чтобы собеседник не тратил время на изучение замысловатого полотна текста. Чтобы улучшить деловое письмо, можно сделать следующее:

  • приложить к письму все вспомогательные документы, которые помогут собеседнику разобраться в сути вопроса, не переключаясь на другие программы;
  • если в письме необходимы ссылки, то сразу нужно объяснить собеседнику, что ждет его по ним.

Также для упрощения письма некоторые вещи можно удалить из него. Обычно читателей любых корпоративных писем раздражают такие вещи:

  • небрежность и отсутствие знаков препинания. Из-за этого текст выглядит неструктурированным и общий смысл теряется;
  • формальные приписки, не относящиеся к делу. Например, по правилам этикета в конце письма отправитель должен указать свое имя и способ связи. Большинство делают приписку «С уважением», хотя во многих ситуациях она не несет смысловой нагрузки;
  • ненужная информация в конце письма. В некоторых почтовых программах в конце письма автоматически вставляется информация об отсутствии в файлах вирусов и о смартфоне, которым пользуется отправитель. Это можно удалить вручную или через настройки;
  • не добавлять в письмо то, что не касается работы. Не стоит желать удачных выходных, хорошего отпуска, обсуждать хобби или здоровье.

Еще одна популярная ошибка – отправлять короткие, не несущие смысловой нагрузки письма. Например, в ответ на письмо коллеги с расчетами или нужными файлами человек отправляет письмо с благодарностью. Кажется, что это вежливость, но на самом деле коллеге придется потратить время на то, чтобы открыть письмо, обнаружить его бесполезность, отправить в корзину. Однако делать в письме с просьбой приписку «Заранее спасибо» тоже не стоит, если это не обязательный приказ.

В целом, все правила деловой переписки нацелены на создание продуктивной и взаимоуважительной обстановки в коллективе. Если при написании письма есть сомнения относительно какого-либо логического блока или пункта оформления, всегда стоит ставить себя на место получателя. Если письмо понятное, воспринимается легко и комфортно, можно отправлять его.

Важность правил делового письма

По сути, любое отправленное письмо – визитная карточка, отображение выбранной нами деловой позиции. Чтобы она выглядела достойно, вселяла уважение и доверие, а переговорам сопутствовал комфорт и эффективность решения задач, знание правил хорошего тона и их постоянное соблюдение – непоколебимый залог успеха.

Касательно любой переписки, в интернете или в письмах, действуют такие же строгие нормы, как и при общении по телефону, личных переговорах. Принципы, на которых построено взаимодействие:

взаимоуважение оппонентов к личности и деловой позиции другого человека;
внимание к деловым интересам оппонента;
соблюдение конфиденциальности;
пунктуальность в решении важных задач.

Деловая переписка необходима, так как:

  • при отправлении письма нет ответа, даже если он подразумевался;
  • письма теряются в потоке ненужной информации и сотрудники постоянно созваниваются, прося проверить почту;
  • после прочтения электронного сообщения совершенно непонятно, что нужно от вас;
  • из-за изобилия подробностей и хаоса информации в сообщениях мысли путаются, а сложный вопрос так и не решается.

Можно сэкономить множество свободного времени, если внедрить общие правила ведения деловой переписки. Это поможет избежать вышеизложенных проблем.

Современные правила

Деловое письмо, образец которого будет представлен ниже, представляет переписку современным цивилизованным актом. Сегодня существует не меньше разнообразных правил, которые необходимо соблюдать. Хотя, сравнительно с официальным языком, который бытовал в стране лет пятьдесят назад, эти правила кажутся скорее нюансами или особыми тонкостями. Прежде всего, как диктуют правила делового письма, нужно использовать до начала текста приветствие в персональном обращении к своему адресату. Хотя сейчас в корпорациях и любых не слишком маленьких организациях есть внутренняя связь формата ISQ, где ответ следует за вопросом, вопрос за ответом и в этой быстрой переписке обращение по имени каждый раз необязательно. Однако правильное оформление делового письма предполагает индивидуальную направленность, а потому персональное обращение необходимо.

Тема письма в современной переписке обычно выносится в отдельное поле, и его нужно заполнить адекватно, то есть согласно содержанию. Правильно сформулировать тему письма — получить половину успеха, поскольку это первое, что адресат увидит. Точная формулировка поможет ему настроиться в нужном ключе и воспринять полученную информацию быстро и в полном объёме. И обязательно нужно сообщить адресату о получении его ответа — это хороший тон, проявление уважения к коллегам и партнёрам, так делали и сто, и двести лет назад, а уж тогда не торопились жить и точно знали, как писать деловое письмо. Сегодня отвечать на послание нужно быстро, в чём помогает электронная почта — общение проходит весьма оперативно. Если ответить немедленно не получается, нужно всё-таки сообщение о получении ответа послать, где указать время следующего сеанса связи.

Требования к письму

Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации. Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать. Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.

Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.

В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.

Как написать деловое письмо

Для написания делового письма существую определенные нормы и правила. Главным аспектом является соблюдение делового этикета. Деловая переписка — разновидность официальной.

Существует несколько видов деловой переписки, а именно:

  • циркулярные письма — сообщают подчиненным какие-либо сведения или установки;
  • письма-запрос — обращения с просьбой сформулировать коммерческое предложение или описать товар/услугу;
  • гарантийные письма — отправляются с целью подтверждения условий договоров;
  • рекламация (претензия);
  • сопроводительные письма и т.д.

Но у всех видов деловых писем имеются одинаковые отличия от простого письма.

Главные отличия:

  1. Стилистика написания. Подразумевает краткость и емкость письма, советуют не писать более одной страницы, с общепринятой структурой письма, без «воды».
  2. Официальная лексика. Не допускается сильного выражения эмоций, чувств.
  3. Оформления на фирменном бланке компании с реквизитами и всеми контактными данными.
  4. Шрифт. Не крупный, но и не мелкий. Одинаковый по всему объему письма.
  5. Соблюдение субординации.
  6. Стиль. Ваше письмо должно быть выдержано в официально-деловом стиле, т.е. использование официальной лексики.
  7. Актуальность информации. Информация в письме должна быть востребована и актуальна на момент отправки.

Оформление делового письма на бумажном носителе

Обращение к получателю письма по должности/ фамилии/ имени и отчеству или обобщенное в правом верхнем углу. Тема письма (иногда может опускаться). Для того чтобы правильно составить тему, необходимо продумать текст письма и обозначить главные слова, которые потом нужно обобщить. Также можно переслать тему письма, если это был ответ на полученное письмо. Обращения со слов Уважаемый/ая Имя Отчество. Основная часть письма. Описание проблемы или целей письма, содержит главную информацию, важные предложения, необходимые требования, просьбу или приказы. В этой части строго хронологическое изложения фактов и логическое обоснование

В каждом абзаце содержится один аспект информации Если в тексте письма на что-то необходимо обратить особое внимание, то используйте пометку «Важно!», после который подразумевается важная для получателя информация. Пример вступления и основной части:

Пример вступления и основной части:

Генеральному директору ООО «СтройМедПром» Казанцеву В.О. От Ярыгина П.Н. ул. Лесная 33, Г

Пермь (Тут также могут быть информационные элементы организации) (тема) О выполнении условий договора

Уважаемый Виктор Олегович! (Основная часть) В соответствии с недавним договором, Вам необходимо отправить все документы нашей договоренности… Важно! Документы необходимо заверить нотариусом

  • Любой вид делового письма должен содержать заключение, которое состоит из выводов, предложений, соглашений/ отказов, предупреждений. Например, такие: просим, напоминаем, предупреждаем.
  • Заключительные фразы должны призвать на дальнейшее сотрудничество или возможный отказ. В конце может появляться постскриптум «P.S.» для приписки к законченному письму.
  • Если к письму прикрепляются документы, то следует это указать в левом нижнем углу листа. По деловому этикету ответ на письмо не должен быть более чем через 10 дней, если для ответа требуется больше времени необходимо сообщить адресату об этом.
  • Также в конце ставиться подпись с расшифровкой и дата. Пример заключения:
В связи с вышеизложенным мы предупреждаем вас о наличии сроках в данном вопросе. Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

Приложение 1 «Документ-договор»

Приложении 2 «Договор соглашение»

Заместитель директора Ярыгин П.Н. (подпись)

25.07.2018

Деловая переписка по E-mail

Часто случается, что письмо требуется отправить онлайн. При таком виде письма тоже следует соблюдать правила и не забывать про официальный стиль.

Основные правила:

  1. Заведите рабочий электронный адрес, который вы будете использовать в офисе.
  2. В название почтового ящика должны быть адекватные названия либо фирмы, либо вашей фамилии.
  3. Необходимо всегда заполнять строку «тема», иначе ваше письмо рискует попасть в спам. В теме укажите наиболее важную информацию про письмо (не более 5 слов).
  4. Не смешивайте несколько тем в одном письме, лучше разбить их на разные и отправить по очереди.
  5. Будьте вежливы даже онлайн.
  6. Электронное письмо должно быть коротким, меньше письменного в полтора-два раза.
  7. Вложения прикрепляйте отдельными элементами.
  8. В конце должна быть подпись компании или лица-отправителя.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
просьбы и объяснения
заключение.

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

Язык деловой переписки в бизнесе

Строгий нейтральный язык делового сообщения помогает с первых строк настроиться на официальный тон и сосредоточиться на главном. В ходе развития бизнес-коммуникаций деловой язык приобрел свои черты.

Единообразие оборотов и частые повторы

Для того чтобы текст был максимально понятен, используются единообразные обороты. Это позволяет не задерживаться на вводных словах и фразах.

В отличие от художественной литературы, где чем интереснее речевые фигуры, тем лучше, в деловой коммуникации понятия должны быть выражены четко, чаще одними и теми же словами на протяжении всего письма.

Нейтральность изложения

Нейтральность изложения — еще один признак официального общения. Эмоционально окрашенный текст неприемлем в бизнес-корреспонденции. Даже претензии и поздравления носят нейтральный характер

Это особенно важно, когда информация преподносится от лица компании, а не отдельных работников

Деловые письма должны быть написаны в нейтральном тоне.

Смысловая точность

В бизнес-переписке могут обсуждаться существенные вопросы, от решения которых зависит развитие компании и ее партнеров, процветание сотрудников, успех и прибыль.

В связи с этим все понятия в послании обязаны быть ясными, адресат не должен сомневаться, правильно ли он понял то, что ему передали. Неточность приводит к трате времени на дополнительные выяснения и уточнения. А в бизнесе время стоит дорого.

Отбор данных и фактического материала

Для делового стиля характерен тщательный отбор данных и фактического материала. Признаком дурного тона будет включение недостоверных сведений или информации, не относящейся к предмету письма

Качество материала важно для построения конструктивных отношений в бизнесе

Убедительность

Убедительность — особенность бизнес-коммуникации. Любое деловое сообщение — это не праздный, а насыщенный информацией и смыслом текст. Автор всегда ставит перед собой цели, для достижения которых ему нужно решить ряд задач, в т. ч. привлечь адресата на свою сторону.

Это относится и к запросам, и к претензиям, и особенно к коммерческим предложениям. Для убеждения читателя автор прибегает к аргументации.

Употребление конструкций в родительном и творительном падежах

Для придания сообщению делового и нейтрального тона широко используются конструкции в родительном и творительном падежах. Например: «увеличению продаж будет способствовать…», «данным решением можно добиться…».

Использование простых распространенных предложений

Для простоты восприятия в деловом письменном общении в основном используют простые предложения, а для точности и убедительности добавляют определения и обстоятельства, что делает простое предложение распространенным.

Такой текст ясен для понимания и при этом содержит достаточное количество уточняющей информации.

Специальные термины

Наличие терминов характеризует официальный стиль. В зависимости от рода бизнеса могут использоваться разные понятия, но особенно часто термины относятся к экономике и финансам.

Например, в коммерческом предложении обязательно будут использованы понятия рентабельности, окупаемости и пр. Автору, однако, необходимо быть уверенным, что получатель письма без проблем поймет все использованные термины.

Возможно использовать знакомые термины.

Развитие канцеляризмов

В официальной переписке часто присутствуют канцеляризмы — особые обороты и штампы стиля деловых бумаг. Как бы скучно ни выглядели в речи такие приемы, без них не обходится практически ни одно официальное письмо.

При написании ответа, скорее всего, автор использует оборот «На ваш запрос сообщаем…». Канцеляризмы могут присутствовать в готовых шаблонах писем, особенно в шапке и в заключительной части.

Низкая степень экспрессии

Общение в бизнесе не подразумевает излишней эмоциональности и выразительности, отсюда и отсутствие этого в рабочей переписке. Экспрессия свойственна другим стилям и жанрам, деловое же письмо скорее будет сдержанным и строгим.

Логические и смысловые связки

Поскольку основной целью деловой корреспонденции является донесение информации так, чтобы она была правильно воспринята, такие письма должны быть хорошо структурированы и логичны.

Для этого используются слова-связки, такие как «вследствие», «далее», «первое», «второе», «в заключение» и т.д

Они помогают автору направить внимание читателя, создать логический каркас письма

Работа с языком

Электронное общение не ограничивается использованием стандартных фраз и шаблонов. Сообщения содержат описание уникальной проблемы или ситуации. Разберёмся, как быть уверенным, что письмо составлено корректно и выдержано в бизнес стиле, если слабо владеешь языком. 

Используйте толковые словари

Двуязычные словари помогут, если вы не знаете перевода слова. Но от них мало толку, когда речь идёт о стилистике. Используйте английские толковые словари: в них указывается стиль (формальный и неформальный) и даётся описание ситуаций использования слова.Словари профессиональных издательств по обучению английскому языку доступны онлайн: https://en.oxforddictionaries.com, http://dictionary.cambridge.org, http://www.ldoceonline.com, http://www.macmillandictionary.com. Сокращённая версия представлена бесплатно, полную нужно покупать, но для целей деловой переписки сокращённой вполне достаточно.

Строение словарной статьи:

  • часть речи,
  • транскрипция с возможностью прослушать произношение,
  • определение,
  • примеры использования,
  • синонимы,
  • часто используемые словосочетания со словом и фразеологизмы.

Обратите внимание на пометку formal/neutral/informal (формальный, нейтральный, неформальный), используйте слова стиля formal или neutral. Если выбранное слово отмечено как informal, изучите раздел с синонимами

Не игнорируйте примеры, они помогают правильно поместить выбранное слово или фразу в предложение.

Используйте словари-активаторы

Эти словари построены не на принципе алфавита слов, как традиционные словари, а на принципе алфавита понятий. К примеру, вы хотите передать понятие «красиво». Найдите понятие beautiful в словаре-активаторе. Под ним расположен список синонимов слова beautiful с определениями, примерами и объяснениями разницы между ними. В одном месте собраны все возможные варианты выражения идеи «красиво», и не нужно искать каждое слово отдельно.

Оформление делового письма

Необходимо особое внимание к деталям при оформлении и ведении переписки. Также это говорит об уважении к оппоненту, позволяет сэкономить время, которое может быть потрачено на переделывание материала

Не стоит пренебрегать такими аспектами:

Корректное заполнение темы письма

Если это первое сообщение, заголовок может быть ярким. Однако если общение с оппонентом уже существует, тему письма следует обозначить коротко и лаконично. Это основы общения. Они помогают отыскать сообщение через время, чтобы перечитать, будет легко и отправителю и получателю.

Цитирование

В отправленном сообщении могут содержаться вопросы, на которые вы должны дать ответ. Имеет смысл отвечать на них, цитируя каждый в отдельности. При отправлении письма с несколькими пересылками стоит использовать нумерацию и разбивку текста на абзацы. Так собеседнику будет понятно, на какой вопрос вы даете ответ.

Чрезмерное количество цепочек цитирования создает ощущение хаоса в сообщениях. Однако если есть необходимость вернуться к ранее отправленным сообщениям или напомнить собеседнику о чем-то, это стоит сделать. В частности, если дело касается бюджета, пакета услуг, времени.

Учитывать всю полученную информацию

При составлении письма необходимо кратко комментировать все прикрепленные вами или собеседником документы. Так получателю будет сразу ясно, какое содержимое файлов его ожидает.

Собственная подпись – аналогия визитке

Деловая переписка допускает наличие подписи. Ее можно сделать автоматической, тогда она будет присутствовать в каждом отправленном письме. Как составить информативную подпись? Используйте имя и фамилию, актуальную на данный момент должность, рабочие контакты и логотип компании.

Также подпись может быть броской и креативной, свидетельствуя об особой связи с компанией или делом. Например, сотрудники сети книжной индустрии могут использовать фразу «Сейчас я читаю…», вставляя название актуальных новинок. Но такие вещи лучше согласовать с начальством.

Почтовый адрес

Правила деловой переписки подразумевают отображение почтового адреса. Лучше если он будет сугубо рабочим. Там может отображаться название компании, должность, имя или фамилия, но никак не год рождения или игривые прозвища/слова. Лучше продумать правильное название адреса на много лет, если планируете оставить его даже при смене деятельности или должности.

Шрифт и интервалы

В ведении документации чаще всего используют шрифт Times New Roman размера 12 для таблиц или 14 для текста. 1,5-2 интервала. Это негласные основы.

Оформление письма на бумажном носителе: стандарты

Для оформления документации существует стандарт ИСО, однако в разных странах правила и нормы отличаются. В России в 2019 г. принят новый ГОСТ по документообороту.

Контактная информация о получателе

Контакты и адрес получателя указывают в правом верхнем углу. Сначала пишут название организации или данные человека, затем почтовый адрес.

Существуют стандарты написания писем.

Дата

Дата ставится слева сверху. Формат ее должен содержать число, месяц и год. Далее часто следует номер исходящего письма.

Приветственное обращение

Приветствие располагается в центре листа и, как и в электронном варианте, содержит имя и отчество получателя. Длинные вводные обращения не приветствуются, потому что выглядят нарочито и не несут смысловой нагрузки.

Основная часть, содержание

Основной текст помещается под обращением, выравнивается по ширине. Объем — не чрезмерный, дополнительную информацию выносят в приложения, ссылки на которые должны быть в основной части.

Запись о наличии прикрепленных документов

Если послание содержит прикрепленные документы, об этом делают запись и указывают объем приложения (количество листов).

Подпись

Подпись в бумажной корреспонденции ставится от руки, с расшифровкой и указанием должности автора.

Подпись должна быть расшифрована.

Реквизиты отправителя

Блок с реквизитами отправителя чаще всего помещается в верхнем левом углу, но может находиться и в конце письма. Здесь указывается почтовый адрес с индексом и наименование организации, если письмо не от частного лица.

Правила делового письма на английском языке

  1. Реквизиты отправителя в английской деловой корреспонденции располагают слева вверху страницы. Реквизиты получателя — под реквизитами отправителя либо справа вверху. Вначале пишут имя адресата, затем наименование компании, в которую адресуют официальное письмо.
  2. Дату отправки документа печатают под реквизитами получателя или (если они размещены под реквизитами отправителя) в левой части следующей строки.
  3. Перед фамилией адресата обязательно пишут Ms./Madam, если официальное письмо на английском адресовано женщине, или Mr./Sir, если получатель мужчина. К примеру, Mr. Backer, Madam Miller. Если пол адресата неизвестен, употребляют неопределенные обращения: Sir or Madam либо Sir.
  4. Приветствие-обращение располагают отдельной строкой, над основным текстом делового письма. В соответствии с этикетом английского письменного общения, обращение к получателю начинают словом Dear. После обращения обычно ставят не восклицательный знак, а запятую или двоеточие.
  5. Основной текстовый блок включает: короткую стандартную фразу вежливости, вступительный абзац-преамбулу, текст письма, заключительный абзац.
  6. Завершают письмо одной из фраз, выражающей уважение к адресату. Обычно: Yours faithfully («С уважением»), Very truly yours («Искренне Ваш») либо подобной. Ниже печатают имя отправителя.

Готовые примеры

Поскольку, как уже отмечалось выше, присутствует огромное количество готовых примеров, у студентов и начинающих специалистов возникает соблазн использовать чужую, готовую наработку для того, чтобы произвести на ее основе собственный проект. Хочется сказать, что этого делать не рекомендуется на практике, тогда как в обучении — пожалуйста.

В процессе изучения того, что пишут в других письмах, вы сможете легче ориентироваться в том, что нужно уточнять в своей корреспонденции. Это нормально, поскольку человеку свойственно учиться непосредственно на опыте.

Правда, если вам поступит задание составить полноценное деловое письмо, старайтесь для начала пересмотреть примеры и выбрать наиболее подходящий для своей задачи. Потом нужно максимально адаптировать его под ту ситуацию, которая сложилась у вас по общей концепции, но при этом написать его заново для того, чтобы учредить свой стиль изложения и письма. Ведь, возможно, вам удастся донести информацию лучше, а само общение сделать более продуктивным и эффективным.

Учитесь и практикуйтесь! И вы за достаточно краткий период времени сможете создавать собственные деловые письма!

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы

Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

  1. Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
  2. Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
  3. Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
  4. Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
  5. Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата. Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин». Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

  1. К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
  2. Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
  3. Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
  4. После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание

В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

  1. Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
  2. Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
  3. Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
  4. Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

  1. В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
  2. Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
  3. Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
  4. Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

Заключительная часть

Наконец, заканчивать письмо следует в том же духе, в каком вы его начинали

Если пишете благодарность, — напишите, что вам приятно сотрудничать с описываемой вами компанией; если это — коммерческое предложение, вам следует выразить благодарность за внимание к вашему письму и надежду на дальнейшее взаимодействие с этим человеком. Нужно понимать, что то, как вы закончите свое письмо, во многом определяет итоговое мнение о вас и вашей компании

Вся деловая переписка (примеры писем это доказывают постоянно) построена на вежливости — поэтому всегда помните о необходимости поблагодарить собеседника, выразить надежду, похвалить его или оставить свою рекомендацию. Концовку для своего текста вам следует подобрать таким образом, чтобы полностью соответствовать описанной в письме проблеме.

Примеры: «Мы надеемся сохранить вас в качестве своего постоянного партнера с надеждой на стабильное сотрудничество в дальнейшей своей деятельности»

Или «Мы искренне благодарны за уделенное внимание и надеемся, что сможем развивать сотрудничество с вами в дальнейшем». Или «Благодарю за внимание

Надеюсь, мы сможем продолжить обеспечивать ваши интересы на рынке N и в дальнейшем».

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector